1. Postanowienia Ogólne

1.1. Niniejsza Polityka Prywatności ma zastosowanie do danych osobowych użytkowników Platformy czasopism Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie, działającej pod adresem https://czasopisma.uwm.edu.pl zwanej dalej „Platformą”.

1.2. Administratorem danych osobowych jest Uniwersytet Warmińsko-Mazurski w Olsztynie, z siedzibą w Olsztynie, przy ul. Michała Oczapowskiego 2, NIP: 739-30-33-097, REGON: 510884205 zwanym dalej „Administratorem”

1.3. Przetwarzanie danych osobowych odbywać się będzie zgodnie z wymogami powszechnie obowiązujących przepisów prawa Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE zwanych dalej „RODO”.

1.4. Nadzór nad Polityką Prywatności prowadzi Inspektor Danych Osobowych Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie, ul. Romana Prawocheńskiego 9, 10-719 Olsztyn, tel. 89 523 36 78.

2. Cel, zakres i czas przetwarzania danych osobowych

2.1. Dane osobowe użytkowników Platformy przetwarzane będą w zakresie i celu niezbędnym do sprawnego funkcjonowania naukowych czasopism elektronicznych, a zwłaszcza w celu:  

• sprawnej komunikacji w procesie redakcyjnym; 
• redagowania treści;
• tworzenia wewnętrznych raportów i analiz (w tym statystyk oglądalności podstron, czytelnictwa publikacji);
• wysyłania za zgodą użytkowników powiadomień i informacji dotyczących czasopisma;
• informowania czytelników o autorstwie tekstów opublikowanych na Platformie;
• indeksowania opublikowanych tekstów i danych w baz.

2.2. Użytkownicy zarejestrowani na Platformie mogą przekazać Administratorowi następujące dane:

• Imię
• Drugie imię
• Nazwisko
• Login
• Płeć
• Hasło (zaszyfrowane)
• Email
• ORCiD ID
• Strona WWW
• Adres korespondencyjny
• Telefon
• Fax
• Afiliacja
• Biografia
• Data rejestracji
• Ostatnia data zalogowania
• Lokalizacja
• Zainteresowania badawcze
• Funkcja (rola) na Platformie

2.3. Osoby rejestrujące się na prawach czytelnika zobligowane są podać następujące dane:

• Imię
• Nazwisko
• Email
• Login
• Hasło
• Funkcja (rola) na Platformie

2.4. Osoby rejestrujące się na prawach autora prócz danych określonych w pkt II.3 zobligowane są podać informacje dotyczące afiliacji oraz kraju pochodzenia.

2.5. Podanie danych osobowych jest:

• dobrowolne w przypadku korzystania z treści czasopism open access zdeponowanych na platformie
• warunkiem koniecznym w przypadku chęci uczestnictwa w elektronicznym procesie wydawniczym, w tym:
• deponowania tekstów do publikacji na prawach autorów
• prowadzenia prac związanych z funkcjami: redaktora, redaktora działu, redaktora technicznego, recenzenta, specjalisty DTP, indeksatora, korektora, menedżera czasopisma, menedżera subskrybcji, menedżera ds. marketingu
• założenia konta na prawach czytelnika w celu uzyskiwania informacji ze strony wydawnictwa i redakcji o nowo opublikowanych numerach i artykułach.

2.6. Dane osobowe uczestników elektronicznego procesu redakcyjnego, w tym autorów publikacji, redaktorów, recenzentów, zgodnie z art. 89 RODO przetwarzane będą do celów naukowych i statystycznych przez cały okres udostępniania elektronicznych wersji czasopisma. Za cel naukowy uznaje się archiwizowanie artykułów i metadanych, ich udostępnianie, indeksowanie i przekazywanie do indeksowania w bazach, katalogach i serwisach naukowych.

2.7. Dane osobowe potencjalnych autorów, których teksty nie zostały przyjęte do publikacji mogą zostać usunięte przez administratora po 2 latach od decyzji redakcji o niepublikowaniu.

2.8. Dane osobowe użytkowników na prawach czytelników mogą zostać usunięte przez Administratora w każdym momencie po uprzednim zgłoszeniu żądania użytkownika.

2.9. Zakładając konto w profilu czasopisma Autor wyraża zgodę na otrzymywanie powiadomień drogą elektroniczną.

3. Prawa użytkowników

3.1. Każdy Użytkownik zarejestrowany na Platformie posiada prawa określone w art. 15-21 RODO, z których może korzystać po uwzględnieniu warunków określonych we wspomnianych przepisach:

• Prawo dostępu do danych
• Prawo do sprostowania danych
• Prawo do bycia zapomnianym
• Prawo do ograniczenia przetwarzania
• Prawo do przenoszenia danych
• Prawo do złożenia sprzeciwu.

3.2. Użytkownikowi przysługuje prawo do edycji swojego konta i zmiany uprzednio przekazanych danych, za wyjątkiem loginu systemowego. Z poziomu aplikacji może w każdym momencie cofnąć zgodę na otrzymywanie informacji ze strony wydawnictwa i redakcji czasopism posadowionych na Platformie.

3.3. Skorzystanie z praw określonych w punkcie III.1 następuje po uprzednim zgłoszeniu do Administratorowi drogą elektroniczną: http://www.uwm.edu.pl/daneosobowe/formularz

4. Prawa Administratora

4.1. Administrator zastrzega sobie prawo do przetwarzania danych Użytkowników po cofnięciu zgody tylko na potrzeby dochodzenia ewentualnych roszczeń przed sądem lub jeżeli przepisy krajowe albo unijne bądź prawa międzynarodowego obligują go do retencji danych.

4.2. Administrator ma prawo udostępniać dane Użytkowników oraz innych jego danych podmiotom upoważnionym, na podstawie właściwych przepisów prawa.

4.3. Administrator może korzystać z usług innych podmiotów przetwarzających, na podstawie udzielanej im pisemnej zgody oraz warunków określanych w art. 28 RODO.

4.4. Dane mogą być przekazywane:

• procesorom w związku ze zleconą usługą administracji i wsparcia technicznego Platformy;
• wydawcom systemów analitycznych Google Analitycs, ; AddThis
• wydawcom baz i katalogów indeksujących:
• SCOPUS
• Pol-index
• WorldCat
• Google Scholar
• CEJSH
• Crossref Metadata Search

4.5. podmiotom lub organom uprawnionym na podstawie przepisów prawa.

5. Zabezpieczanie danych osobowych

Platforma zaszyfrowana z użyciem protokołu SSL (Secure Socket Layer). Wprowadzane hasła użytkowników są szyfrowane. Uniwersytet Warmińsko-Mazurski w Olsztynie przetwarza dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych oraz stosuje środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych odpowiednią do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną, a w szczególności zabezpiecza dane osobowe przed udostępnieniem ich osobom nieupoważnionym, utratą czy uszkodzeniem.

6. Pliki cookie

Platforma wykorzystuje pliki cookie, które służą do identyfikacji przeglądarki odwiedzających. Dzięki zebranym informacjom Administrator chce uzyskać wiedzę o częstotliwości odwiedzin Platformy oraz identyfikacji jej najbardziej interesujących elementów. Uzyskane dane pozwolą Administratorowi na lepsze dostosowanie Platformy do potrzeb użytkowników, usprawnienia jej funkcjonowania oraz w celach statystycznych. Pliki te nie mogą być wykorzystane do infekowania urządzenia wirusami lub innym złośliwym oprogramowaniem.