On submitting applications to the e-mail address of the public administration authority (about the problem of “an ordinary” e-mail)
Weronika Szafrańska
Uniwersytet Śląski w KatowicachAbstract
As a result of the changes introduced by the legislator in the Code of Administrative Procedure, since 5 October 2021 the authorities are obliged to
leave unexamined the letters submitted to an e-mail address of the public
administration authority, i.e., sent from a private mailbox. To this point, the
practice of the authorities, led by the case law developed in administrative
courts, consisted in calling for the signature to be supplemented, either in the
form of an electronic signature or in the form of a handwritten signature under a printed letter. However, this view was not adhered to uniformly. As it
turned out, the above-described amendment to the content of Article 63 § 1 of
the Code of Administrative Procedure causes many problems in practice.
The purpose of this paper was to analyze the changes that have taken
place in recent years in relation to the possibility of submitting applications
electronically from the perspective of using a private mailbox, as well as to
answer the question of whether the described change of regulations can be
considered desirable and optimal.
In the course of her deliberations, the author came to the conclusion that
this was a step unfavourable for citizens, often resulting in a failure to meet
the deadline for lodging an appeal, which could, however, be restored when it
was assumed that failure to inform the party by the authority, during the
pending procedure, about the proper way of submitting applications, would be
treated as a violation of the principles of deepening citizens’ trust in the official
authority and the information principle.
The purpose of this paper was to analyse the changes that have taken place in recent years in relation to the possibility of submitting applications electronically from the perspective of using a private mailbox, as well as to answer the question whether the described change of regulations can be considered desirable and optimal.
In the course of her deliberations, the author came to the conclusion that this was a step unfavourable for citizens, often resulting in a failure to meet the deadline for lodging an appeal, which could, however, be restored when it was assumed that failure to inform the party by the authority, during the pending procedure, about the proper way of submitting applications would be treated as a violation of the principles of deepening citizens' trust in the official authority and the information principle.
Keywords:
application, private e-mail address, public administration authority, administrative proceedingReferences
Biskup R., Ganczar M., Komunikacja elektroniczna w postępowaniu administracyjnym, „Państwo i Prawo” 2008, z. 1. Google Scholar
Gacek P., Istota podpisu na podaniu – wybrane zagadnienia, „Przegląd Prawa Publicznego” 2019, nr 6. Google Scholar
Jachowicz M., Kotulski M., Forma dokumentu elektronicznego w działalności administracji publicznej, Difin, Warszawa 2012. Google Scholar
Kijowski D.R., Podanie wniesione na adres poczty elektronicznej organu administracji publicznej, [w:] A. Matan (red.), Administracja w demokratycznym państwie prawa. Księga jubileuszowa Profesora Czesława Martysza, UŚ i Wolters Kluwer, Warszawa 2022. Google Scholar
Kmiecik Z.R., Wszczęcie ogólnego postępowania administracyjnego, Wolters Kluwer, Warszawa 2014. Google Scholar
Kotulska M., Wykorzystanie środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu administracyjnym, „Przegląd Prawa Publicznego” 2012, nr 9. Google Scholar
Łaszczyca G., [w:] G. Łaszczyca, C. Martysz, A. Matan (red.), Postępowanie administracyjne ogólne, C.H. Beck, Warszawa 2003. Google Scholar
Pilich M., Glosa do postanowienia Naczelnego Sądu Administracyjnego z 10 września 2008 r., sygn. akt I OZ 673/08, „Gdańskie Studia Prawnicze – Przegląd Orzecznictwa” 2009, nr 4. Google Scholar
Podpłoński R., Podpis elektroniczny w prawie cywilnym i administracyjnym, „Prawo Bankowe” 2003, nr 1. Google Scholar
Przybysz P., Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz, Wolters Kluwer, Warszawa 2021. Google Scholar
Sibiga G., Komunikacja elektroniczna w Kodeksie postępowania administracyjnego. Komentarz, Wolters Kluwer, Warszawa 2011. Google Scholar
Skóra A., Kardasz P., Art. 63, [w:] M. Karpiuk, P. Krzykowski, A. Skóra (red.), Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz, WPiA UWM, Olsztyn 2020. Google Scholar
Skóra A., Kardasz P., Ochrona danych osobowych przy wnoszeniu podań do organów administracji publicznej w ogólnym postępowaniu administracyjnym. Część I, „Radca Prawny. Zeszyty Naukowe” 2020, z. 1(22). Google Scholar
Waldemar B., Stembalski I., Zastosowanie środków elektronicznych w postępowaniu administracyjnym – wybrane zagadnienia, „Przegląd Prawa i Administracji” 2004, t. LXI. Google Scholar
Woś T., Ignorantia iuris a stosowanie prawa administracyjnego, [w:] P. Jabłoński, J. Kaczor, M. Pichlak (red.), Prawo i polityka w sferze publicznej: perspektywa wewnętrzna, seria: e-Monografie Wydziału Prawa, Administracji i Ekonomii Uniwersytetu Google Scholar
Wrocławskiego, nr 107, Wrocław 2017. Google Scholar
Wróbel A., [w:] M. Jaśkowska, M. Wilbrandt-Gotowicz, A. Wróbel (red.), Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz, Wolters Kluwer, Warszawa 2020. Google Scholar
Wyporska-Frankiewicz J., Zasada informowania stron, [w:] J.P. Tarno, W. Piątek (red.), Zasady ogólne postępowania administracyjnego, t. II, cz. 2, seria: System Prawa Administracyjnego Procesowego, Wolters Kluwer, Warszawa 2018. Google Scholar
Uniwersytet Śląski w Katowicach
